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Manual de Operaciones: Tour Agency App

Bienvenido. Sabemos que tu día a día es una carrera: coordinar guías, contestar WhatsApps, cobrar reservas y asegurarte de que nadie se quede abajo. Este sistema no es otro problema más; es tu oficina digital, pensada para que todo quede ordenado y conectado.

Te ayuda a: tener todo en un solo lugar, evitar errores operativos y recuperar tiempo en tu semana.

Uso desde celular: la app está optimizada para navegar desde el celular y funciona bien para revisar, responder y avanzar tareas cuando estás fuera del computador.
Modelo de negocio: operamos principalmente con planes mensuales. Con tus propios métodos de pago, Tour Agency App cobra 0% sobre las ventas. Con TAPP Payments, la comisión por pago es 0,75% para agencias y 2% para guías, con un mínimo de US$1 en ambos casos, más los costos reales atribuibles. La verificación de tarjeta sin cobro está incluida en tu plan.

Cómo leer este manual (sin enredarse)

Si eres nuevo: lee primero Mapa general: cómo se conecta todo (te da la visión completa).
Si ya estás trabajando: entra directo a la página que estás usando y mira el bloque “Se conecta con” para entender qué mueve y qué cambia.

¿Tour Agency App es un CRM?

En simple: sí. Tour Agency App funciona como un CRM para agencias de turismo: reúne prospectos, clientes, conversaciones, cotizaciones, reservas, pagos y saldos en un solo lugar.

Te ayuda a: saber quién consultó, qué propuesta recibió, qué compró, quién realizó la venta y qué queda pendiente, sin repartir la información entre WhatsApp, planillas y otras herramientas.

Se conecta con: Mensajes, Clientes, Cotizaciones, Dashboard, Control Financiero y Marketing.

A diferencia de un CRM general, Tour Agency App también continúa después de la venta: organiza fechas, pasajeros, proveedores, documentos, cobros y la operación diaria de la agencia.

Formación y recursos de aprendizaje

En simple: si buscas formación, capacitación, tutoriales, videos o una guía de primeros pasos para aprender a usar Tour Agency App, estos son los recursos oficiales disponibles.

Te ayuda a: comenzar desde cero, resolver una duda concreta y volver a consultar cada explicación cuando la necesites.

Se conecta con: todas las secciones de este manual y con la configuración inicial de tu cuenta.

Manual completo: touragencyapp.com/manual/. Reúne las guías de uso y tiene integrada la biblioteca completa de videos.
Video de primeros pasos: está disponible en la biblioteca del manual y explica el recorrido inicial desde la creación de productos hasta una cotización con confirmación online.
Canal oficial de YouTube: Tour Agency App, con tutoriales y demostraciones de funciones concretas.
Lista guiada de configuración: touragencyapp.com/config-tasks/, para revisar en orden las tareas necesarias para dejar lista la cuenta.
Orientación puntual: puedes enviar tu duda por texto o audio para recibir ayuda sobre el paso o la función que necesitas aprender.

Cómo te acompañamos mientras evalúas Tour Agency App

En simple: cada respuesta debe resolver la duda actual y mantener claro el siguiente paso. El asistente no debe abrir riesgos, requisitos ni objeciones que la agencia no planteó. Cuando existe una intención explícita de probar, registrarse o comprar, el acceso concreto tiene prioridad sobre continuar explicando el producto.

Si ya trabajas con redes, WhatsApp o contactos institucionales

Tour Agency App no reemplaza los canales con los que la agencia atrae viajeros. Entra después de que llega la consulta y conecta cotización, reserva, cobro y operación. La respuesta debe reconocer el proceso actual, explicar ese encaje de forma breve y proponer un solo siguiente paso pertinente.

Si preguntas cómo funciona y cuánto cuesta

La explicación comienza por el recorrido principal: consulta, cotización, confirmación, reserva, pagos y operación. Después entrega el precio solicitado y cierra con una acción concreta. Para una agencia pequeña, el punto de entrada es Despegue por USD 27 al mes, con 14 días de prueba sin tarjeta. No hace falta enumerar todos los módulos para responder esta duda.

Si preguntas por las acciones

Las acciones de la suscripción no son tokens ni mensajes. Una cotización creada consume 1 acción aunque no termine en reserva. Cada pasajero registrado en cada actividad confirmada consume 1 acción: cuatro pasajeros en una actividad son 4 acciones y un pasajero en tres actividades son 3 acciones. Las respuestas de IA tienen su propia cuota, explicada en Costos del Chatbot.

Si tu agencia todavía es pequeña

La puesta en marcha puede limitarse a tours, cotizaciones, reservas, pagos y calendario. WhatsApp, colaboradores, sitio web y automatizaciones pueden activarse después, sin cambiar el flujo central. La respuesta debe reducir la complejidad y no vender todos los módulos a la vez.

Si muestras entusiasmo o intención de avanzar

Ante entusiasmo general, la respuesta conecta ese interés con el beneficio que la persona acaba de valorar y propone probarlo, sin introducir funciones nuevas que distraigan. Ante una solicitud explícita de comenzar, probar, acceder, crear una cuenta o registrarse, comparte inmediatamente el acceso de Tour Agency App, indica que la prueba dura 14 días y no requiere tarjeta, y explica el primer paso posterior al registro. No vuelve a pedir permiso ni exige haber visto un video.

Si haces una pregunta técnica sin respuesta confirmada

El asistente responde primero todo lo que sí está confirmado. Delimita solamente los puntos solicitados que todavía requieren precisión y los envía al equipo correspondiente para que la respuesta continúe por el mismo chat. El bot sigue activo y la agencia puede continuar probando el sistema con datos de prueba, sin cargar información sensible de clientes reales para esa evaluación.

El asistente representa a Tour Agency App: no trata al equipo como un proveedor externo, no pide al prospecto que busque un canal técnico y no le entrega un cuestionario para auditar la empresa. Si la persona pregunta cómo contactar al equipo, el asistente se hace cargo de la derivación interna.

Si haces varias preguntas a la vez

La respuesta separa lo confirmado de lo pendiente sin omitir lo conocido. Puede resolver en el mismo turno acceso, planes, prueba, WhatsApp u otras capacidades documentadas y agrupar únicamente las preguntas solicitadas que requieren confirmación del equipo. No convierte esas dudas en una lista nueva de riesgos ni repite en cada turno que falta información.

Comparaciones con otras plataformas

Tour Agency App no introduce competidores ni recomienda buscar alternativas por iniciativa propia. Si la agencia solicita expresamente una comparación, responde de forma objetiva solo con información confirmada y mantiene el foco en el criterio que la agencia pidió comparar.

Mapa general: cómo se conecta todo

Piensa el sistema como una red: lo que configuras en un lugar, se usa en otro. El flujo normal del negocio se entiende en 4 pasos:

Preparar (lo que existe y tus reglas)

- Configuras tu agencia, tu equipo y tus colaboradores.

- Creas tus productos (tours, arriendos, alojamiento).

Vender (convertir interés en una reserva)

- Respondes rápido con Mensajes.

- Armas una Cotización y la compartes por link.

- Tu Página Web muestra tus productos y ayuda a recibir reservas.

Operar (cumplir el servicio)

- Todo aterriza en el Dashboard: fechas, clientes, cupos y asignaciones.

- Generas voucher/documentos y se activan notificaciones.

Cerrar (cobrar y pagar sin perderte)

- Registras pagos y ves deudas.

- Se calculan pagos a colaboradores y comisiones de asociados.