Usuarios

Gestión de usuarios y permisos del sistema.

En simple: aquí das accesos a tu equipo y defines quién puede hacer qué.

Se conecta con: todo el sistema (ventas, operación y reportes), porque cada acción queda asociada a un usuario.

Ruta principal: Usuarios → Adicionar / Listado / Permisos

Usuarios

• Tipos de Usuario
• Agregar un Usuario
• Permisos y visibilidad del calendario
• Asignar Vendedor en una Actividad

Ruta: Usuarios → Adicionar

Tipos de Usuario

En esta sección puedes registrar a las personas que forman parte de tu equipo de trabajo o vendedores. Hay dos formas de crear usuarios, dependiendo del tipo de acceso que quieras dar:

Usuario Sin Email

• No requiere inicio de sesión
• Se utiliza solo para identificar al vendedor al crear una actividad
• Tiene funcionalidad básica y no accede al sistema

Ideal para: agencias que quieren registrar quién vendió una actividad, pero no necesitan que esa persona use la plataforma.

Ejemplo: si trabajas con guías o agentes externos, puedes registrarlos sin darles acceso al sistema, pero aún así asignarles ventas y comisiones.

Usuario Con Email

• Tiene acceso completo al sistema
• Puede iniciar sesión con email y contraseña
• Puedes asignarle roles y permisos personalizados
• Participa en la gestión completa del sistema

Ideal para: miembros del equipo que trabajan con reservas, informes o configuración de la cuenta.

Agregar un Usuario

Para registrar un nuevo usuario, completa el formulario con los siguientes campos:

• Nombre Completo: el nombre real de la persona.
• DNI: documento de identidad (opcional).
• Rol del Usuario: selecciona un rol si estás usando roles personalizados.
• Email y Contraseña: solo si se trata de un Usuario Con Email.
• Dirección, Ciudad, País, Teléfono: datos de contacto (opcionales).
• Comisiones: puedes definir una comisión general o crear comisiones especiales por actividad.

También puedes Agregar Foto si deseas identificar visualmente a cada usuario.

Permisos y visibilidad del calendario

En simple: aquí defines si un usuario ve todo el calendario o solo las reservas que tiene asignadas.

Te ayuda a: evitar cruces entre vendedores y mantener cada gestión en manos de la persona correcta.

Se conecta con: Dashboard (calendario y pasajeros), Agregar un Usuario y Asignar Vendedor en una Actividad.

Ruta: Usuarios → Permisos

Cuando creas o editas un rol, puedes definir si ese usuario tendrá acceso al Calendario. Si el calendario está activado para ese rol, también puedes elegir qué información verá:

• Toda la agencia: el usuario ve todas las actividades, arriendos, alojamientos, ventas y pasajeros del calendario.
• Solo ventas asignadas: el usuario ve únicamente las ventas y pasajeros donde aparece como vendedor asignado.

Esta opción sirve para equipos comerciales o agencias con varios ejecutivos, porque cada persona puede trabajar sobre sus propias reservas sin mezclarlas con las gestiones del resto.

Para que funcione bien, recuerda asignar el Vendedor al crear una actividad, alojamiento o arriendo. Si una venta no tiene vendedor asignado, no aparecerá en la vista limitada de ese usuario.

Comisiones de vendedores

Cuando activas la opción de comisiones, tienes dos caminos:

• Comisión general: un valor para todo lo que vende ese usuario.
• Comisión especial por actividad: reglas específicas para actividades asociadas.

En ambos casos puedes definir:

• Valor o % (monto fijo o porcentaje).
• Por cliente o por actividad (según cómo quieras calcularlo).

En Actividades asociadas, puedes elegir la actividad y su forma de comisión (valor o porcentaje, por cliente o por actividad).

Si activas rangos por personas, puedes elegir un paquete. Ese valor reemplaza al general en los reportes de comisiones.

Asignar Vendedor en una Actividad

Cuando creas una actividad, alojamiento o arriendo, verás el campo Vendedor. Aquí puedes seleccionar quién vendió ese servicio.

• Este campo mostrará tanto usuarios con email como sin email.
• Si seleccionas un usuario sin email, solo se usará para fines de identificación, sin acceso al sistema.
• Si asignaste una comisión a ese usuario, se aplicará automáticamente a la venta.

Esta selección aparece en el Reporte de Colaboradores en la sección de Comisiones de vendedores:

https://touragencyapp.com/provider-report

Beneficio: te permite mantener un registro claro de quién realizó cada venta y ver las comisiones en el reporte, sin necesidad de que todos los vendedores tengan una cuenta activa en el sistema.

Categorías de productos

Cuando manejas muchos servicios en varios países, las categorías son esenciales para mantener el orden:

¿Cómo usar categorías por país?

• Ve a Configuración → Categorías
• Crea categorías por país o región:

- "Costa Rica"

- "Guatemala"

- "Colombia"

• Asigna cada actividad a su categoría correspondiente
• Los clientes podrán filtrar por categoría en tu sitio web

Mostrar categorías en el sitio web

Las categorías que configures aparecerán como filtros en tu página web, permitiendo a los visitantes:

• Ver solo servicios de un país específico
• Explorar por tipo de experiencia dentro de cada destino
• Navegar de forma más intuitiva por tu catálogo

> 💡 Ejemplo práctico: Una agencia que opera en 5 países puede tener categorías como "Tours Costa Rica", "Tours Panamá", "Traslados Centroamérica", "Paquetes Multi-destino", etc.

Tarifas diferenciadas por canal (OTAs)

Si vendes tanto a clientes directos como a través de OTAs (Online Travel Agencies) como Viator o GetYourGuide, puedes:

• Crear actividades con tarifas especiales para diferentes tipos de cliente
• Usar asociados para asignar tarifas especiales a OTAs
• Mantener separadas tus tarifas internas de las públicas

> Nota: Viator tiene una página propia de integración para conectar credenciales y mapear actividades. Las tarifas internas y reglas comerciales siguen dependiendo de cómo tengas configurados tus productos y asociados.

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Con estas herramientas, puedes escalar tu operación a múltiples países sin perder control ni organización. El sistema se adapta a tu forma de trabajar, ya sea que operes localmente o internacionalmente.