Firma electrónica

En simple: permite enviar o compartir un link para que los pasajeros firmen un documento desde una página de tu agencia.

Te ayuda a: ordenar contratos, declaraciones, fichas de riesgo o aceptaciones sin imprimir papeles ni perseguir firmas por WhatsApp.

Se conecta con: Documentos de Actividades, Clientes, actividades de la reserva, email y Firma.dev.

Ruta para preparar documentos: `/documents`

Ruta para usar la firma: `Clientes → Editar cliente`

Ruta para configurar emails: `Configuración → Firmas Electrónicas` (`/config-signatures`)

Ejemplo de portal generado: `https://touragencyapp.com/we/taap/firma/grp_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/`

Por qué usar firma electrónica

En turismo, muchas reservas se frenan por pasos administrativos: imprimir, firmar, escanear, enviar fotos por WhatsApp o esperar que el cliente pase por la oficina.

La firma electrónica ayuda a:

• Cerrar más rápido: el cliente firma desde su celular, incluso si está en otra ciudad o país.
• Reducir trabajo manual: menos papel, menos archivos sueltos y menos seguimiento por WhatsApp.
• Operar con respaldo: queda registro por pasajero y documento, con estado claro dentro de la reserva.
• Mejorar la experiencia del cliente: el proceso se siente más moderno, rápido y ordenado.
• Proteger a la agencia: contratos, consentimientos y aceptaciones quedan documentados antes de operar.

No es solo una herramienta para firmar. Es una forma de sacar fricción del cierre de venta y dejar mejor respaldada la operación.

Casos de uso recomendados

Puedes usar documentos firmables para:

• Contratos de viaje y condiciones generales: útil cuando el cliente debe aceptar términos antes de pagar o confirmar.
• Consentimiento de tratamiento de datos: especialmente si pides pasaportes, datos de menores, información médica, alergias o contactos de emergencia.
• Seguros de viaje: para dejar registrada la aceptación o rechazo del seguro.
• Deslindes de responsabilidad: recomendado para turismo aventura, actividades físicas, traslados especiales o experiencias con riesgo.
• Autorizaciones de menores: cuando viajan niños o adolescentes y necesitas respaldo del adulto responsable.
• Cambios de reserva: cuando hay modificaciones de fecha, itinerario, condiciones o servicios incluidos.

La recomendación práctica es crear un documento por cada tipo de respaldo que tu agencia necesita, marcarlo como Firma electrónica y asociarlo a las actividades donde corresponde.

Cómo funciona

Primero preparas el documento en `/documents` y lo marcas como Firma electrónica. Luego preparas el workspace de tu agencia en Configuración → Firmas Electrónicas. Después, desde la ficha de una reserva, generas el enlace de firma.

El sistema crea un portal de firma por grupo. Si una reserva tiene 10 pasajeros, el link puede mostrar los 10 pasajeros y cada persona firma por separado. Aunque exista un solo email responsable, el estado queda separado por pasajero.

Las solicitudes nuevas se crean dentro del workspace Firma.dev de tu agencia. Eso permite que la firma use el nombre y los datos de tu agencia en la solicitud y en el documento generado.

Cada solicitud nueva consume 1 firma. En simple: 1 pasajero + 1 documento para firmar = 1 firma usada.

Antes de crear una nueva solicitud, el sistema revisa tus créditos disponibles. Si tienes firmas incluidas por plan, usa esas primero. Si ya se acabaron, usa las firmas compradas. Si no queda saldo, no crea la solicitud y te indica que compres un pack desde Configuración → Firmas Electrónicas.

También revisa que el workspace de firma esté listo. Si falta prepararlo, el botón de generar queda bloqueado y no se crea ninguna solicitud nueva.

Si la solicitud para ese pasajero y documento ya existe y sigue vigente, no se descuenta otra firma. Si la solicitud expiró y se genera una nueva, sí se descuenta otra firma.

Antes de generar firmas

Revisa estos tres puntos:

• El documento está marcado como Firma electrónica en `/documents`.
• Tienes firmas disponibles, incluidas por plan o compradas.
• El workspace de firma aparece como listo en Configuración → Firmas Electrónicas.

Si falta saldo o falta workspace, el sistema no muestra la acción para generar nuevas firmas. Los links ya creados pueden seguir abriéndose para revisar el estado o continuar una firma existente.

Generar un link desde la ficha del cliente

Entra a Clientes → Editar cliente y usa Compartir Link firma electrónica.

• Si no existe ningún documento marcado como firma electrónica, el sistema te avisa que primero debes crearlo en `/documents`.
• Si no hay firmas disponibles, no podrás generar solicitudes nuevas.
• Si el workspace de firma no está listo, deberás prepararlo en `/config-signatures`.
• Si existe un solo documento disponible, el sistema genera el link directo.
• Si existen varios documentos disponibles, el sistema muestra un selector para elegir cuál usar.
• Este botón genera o abre el portal, pero no envía email automáticamente.

Cuando ya existe una firma generada para un pasajero, en la ficha de ese cliente aparece el botón Ver firma electrónica. Ese botón abre directamente el portal de firma ya creado.

Enviar firma desde una actividad

También puedes enviar la firma desde la edición de una actividad dentro de la reserva.

En este caso, el documento debe estar asociado a esa actividad. Si hay más de un documento firmable asociado, el sistema te deja elegir cuál enviar.

La diferencia importante:

• Compartir Link firma electrónica: crea o abre el link, sin enviar email.
• Enviar firma electrónica desde la actividad: crea la solicitud y envía el email al responsable de la reserva.

En ambos casos, cuando se crea una solicitud nueva, se descuenta una firma disponible.

Si el sistema alcanza a crear algunas firmas y luego se queda sin saldo, deja creadas las que alcanzó a procesar y muestra cuántas quedan pendientes.

Créditos y compra de firmas

Puedes revisar y comprar firmas en Configuración → Firmas Electrónicas (`/config-signatures`).

Ahí verás:

• Firmas disponibles.
• Firmas incluidas por el plan del ciclo actual.
• Firmas compradas que no vencen.
• Estado del workspace de firma.
• Botón para comprar 100 firmas por USD 10.

Las firmas compradas quedan guardadas hasta que las uses. No se pierden al cambiar de mes ni al bajar o subir de plan.

Las firmas incluidas por plan sí se calculan por ciclo:

• Despegue: 0 firmas incluidas.
• Expansión: 30 firmas incluidas.
• Domina: 100 firmas incluidas.

El plan efectivo se define por el uso del ciclo. Por eso, al comenzar el mes puedes estar en Despegue y no tener firmas incluidas todavía. Si durante el ciclo tu uso sube a Expansión o Domina, el sistema habilita las firmas incluidas de ese nivel.

Comprar firmas no reemplaza el workspace. Para generar solicitudes nuevas necesitas ambas cosas: saldo disponible y workspace listo.

Emails de firma

Los mensajes que recibe el cliente se configuran en Configuración → Firmas Electrónicas.

Ahí puedes editar:

• Email de pedido de firma.
• Email de firma completada.
• Asunto, contenido y estado activo.
• Versiones por idioma activo de la agencia.

También puedes usar Traducir Contenido para partir desde el idioma principal y crear versiones en otros idiomas.

El envío intenta salir con el email propio de la agencia si tiene un emisor configurado. Si no existe, sale con `[email protected]`.

Qué ve el cliente

El cliente abre el link y ve una página de firma con los pasajeros de la reserva y la información de tu agencia.

Cada pasajero puede tener su propio estado:

• Pendiente
• Firmando
• Firmado
• Rechazado
• Expirado

Si una persona firma, solo se actualiza esa persona. No se marca todo el grupo como firmado.

Qué pasa después de firmar

Cuando Firma.dev confirma la firma, Tour Agency App actualiza el estado del pasajero. Si Firma.dev entrega el documento firmado o certificado, el sistema guarda esos enlaces para poder revisarlos después.

La regla principal es simple: la firma vive por pasajero y documento, no por email.