Clientes

Gestión completa de la base de clientes.

En simple: tu libreta con historia: quién es la persona, qué compró, cuánto pagó y qué falta.

Se conecta con: Cotizaciones (cuando vendes, el cliente queda registrado), Vuelos (reservas aéreas del grupo), Dashboard (reservas del calendario), Control Financiero (deudas), Documentos (listas y datos del día).

Ruta principal: Clientes → Adicionar / Listado / Tarjetas validadas / Con deuda

Qué vas a encontrar aquí

• Listado de clientes: para buscar rápido por nombre, email o teléfono.
• Ficha del cliente: datos de contacto + notas útiles (por ejemplo: idioma, alergias o preferencias).
• Historial: lo que compró/cotizó y lo que tiene agendado.
• Saldo: si hay pagos pendientes, lo ves reflejado también en el Dashboard y en Control Financiero.

Cómo se crea un cliente (lo normal)

En la práctica, la mayoría de los clientes se crean “solos” cuando:

• Haces una Cotización y la conviertes en reserva.
• Entra una reserva desde tu web.

Si necesitas crearlo manualmente (por ejemplo, para un arriendo), revisa: Arriendos asociados a clientes.

Venta presencial usando el flujo existente

Tour Agency App no tiene un modo separado llamado “venta offline”. Si una persona llega a tu oficina, por teléfono o por WhatsApp y quieres dejar esa venta ordenada dentro del sistema, usa el mismo criterio operativo: primero crea o selecciona el cliente y después asocia la actividad, tour, arriendo, alojamiento o vuelo.

Para avanzar rápido, el cliente puede partir con datos mínimos, como nombre o nombre del grupo, y luego completar teléfono, correo, documento u otros datos cuando los tengas.

La reserva necesita quedar vinculada a una persona o grupo porque desde ahí se ordenan el historial, pagos, vouchers, documentos, deuda, calendario y operación diaria. Si el servicio no queda asociado a un cliente, después es más difícil revisar qué compró, cuánto pagó, qué falta cobrar y qué debe recibir el equipo.

Si otra persona del equipo atenderá ventas desde otro computador, créala como Usuario Con Email y asígnale los permisos que correspondan. Un Usuario Sin Email sirve para identificar vendedor o responsable, pero no para entrar al sistema.

Alta rápida de clientes

En simple: sirve para crear un grupo, sus clientes y un primer producto desde una sola pantalla.

Te ayuda a: cargar una venta presencial, telefónica o por WhatsApp sin tener que completar toda la ficha del cliente desde el inicio.

Ruta: Clientes → Alta rápida

Qué puedes cargar

• Nombre del grupo.
• Cantidad de clientes.
• Datos mínimos o completos del cliente, según tu configuración.
• Un producto inicial para el grupo: actividad, paquete, arriendo o alojamiento.
• Fecha, horario, estado, precio, descuentos, paquetes disponibles y total final cuando corresponda.
• Opcionalmente vendedor, colaboradores, adicionales, pago, emails y WhatsApp.

Solo necesitas indicar el nombre del cliente principal. Si marcas una cantidad mayor, puedes completar los demás nombres más tarde; aparecerán identificados como Cliente sin nombre en la ficha completa.

Al guardar, el sistema crea el grupo y abre automáticamente la ficha completa del cliente. Desde esa ficha puedes revisar, corregir, agregar más productos, registrar documentos o completar datos que no cargaste al inicio.

Cómo funciona Producto

En la sección Producto del grupo, eliges el producto desde un selector con búsqueda. El sistema detecta si lo que elegiste es una actividad, paquete, arriendo o alojamiento y muestra los campos que correspondan. Si una actividad tiene horarios configurados, eliges uno desde el selector; si no los tiene, puedes ingresar una hora manual.

Si configuraste Productos destacados, aparecen arriba como pills de acceso rápido. Al tocar uno, se selecciona ese mismo producto en el selector y se abren los mismos campos; no se crea un producto adicional ni se duplica la información.

Los precios, descuentos, paquetes disponibles, adicionales y desglose usan la misma lógica de la ficha completa del cliente. El total que se guarda es el del desglose de precio, incluso cuando el campo Total final no está visible en tu configuración. Si lo muestras y lo ajustas manualmente, se respeta ese valor. Si no quieres agregar producto todavía, puedes dejar el selector vacío y crear solo el cliente o grupo.

Qué pasa con pagos, emails y WhatsApp

Si tu configuración muestra Anadir Pago, puedes registrar un pago inicial junto con la creación del grupo.

Si tu configuración muestra Enviar emails o Enviar WhatsApp, puedes elegir la plantilla que se enviará después de crear el producto. Si no seleccionas nada, no se envía ese canal.

Configurar alta rápida

En simple: aquí decides qué campos aparecen en la pantalla de alta rápida.

Ruta: Clientes → Configurar alta rápida

Qué puedes configurar

• Campos de cliente: nombre, teléfono, email, tipo de pasajero, documento, fecha de nacimiento, dirección, ciudad, país, idiomas, alojamiento del cliente, partner y campos personalizados.
• Tipos de producto: actividad, paquete, arriendo y alojamiento.
• Productos destacados: elige actividades, paquetes, arriendos o alojamientos para mostrarlos como pills de acceso rápido en Producto del grupo. Cada pill usa el selector normal y sus mismos campos.
• Información dentro del producto: estado, vendedor, colaboradores, fecha, horario, precio, modo de precio, adicionales, desglose, pago, emails y WhatsApp.

Recomendación de uso

Si quieres una pantalla muy simple para ventas rápidas, deja solo los campos indispensables: nombre, teléfono, email, producto, fecha, total y estado.

Si tu equipo registra la venta completa en el momento, puedes activar también vendedor, colaboradores, pagos y notificaciones para que todo quede listo desde el primer guardado.

> Vuelos: se agregan después de guardar el grupo, desde la ficha completa del cliente. No forman parte del selector de Producto ni de la pantalla de alta rápida.

Tipo de pasajero y edades base

En simple: aquí decides cómo queda clasificada la persona dentro de tu operación: adulto, niño o un tipo extra que hayas creado.

Te ayuda a: mantener el mismo criterio en clientes, precios y reglas internas sin andar corrigiendo cada ficha a mano.

Se conecta con: Configuración (Tipos de pasajero) y Productos (precios y reglas por edad).

Ruta: Clientes → Adicionar / Editar cliente

Qué verás en la ficha

• Un campo llamado Tipo de pasajero.
• Ahí puedes elegir Adulto, Niño o cualquier tipo extra activo que hayas creado, por ejemplo Senior, Estudiante o Infante.

De dónde salen estas opciones

• Salen desde Configuración → Tipos de pasajero.
• Esa página es la base general de la agencia para definir qué tipos existen y qué edades base usas como referencia.

Regla simple para entenderlo

• Si eliges Adulto o Niño, el sistema usa las reglas base normales de la agencia.
• Si eliges un tipo extra, la ficha del cliente sigue quedando clasificada de forma ordenada, sin romper la lógica antigua que todavía separa muchas cosas en adulto/niño.
• Si una actividad tiene su propia regla de edades, esa actividad manda para esa experiencia puntual.

Vuelos dentro del cliente

En simple: aquí registras una reserva aérea directamente en la ficha del cliente o grupo, con sus tramos, pasajeros, boletos, equipaje, costos, venta y pagos.

Te ayuda a: mantener el viaje completo en el mismo lugar, ver saldos pendientes y preparar el voucher sin crear el vuelo como un producto público.

Se conecta con: Dashboard, Control Financiero, el voucher del cliente y Configuración de vuelos.

Ruta: Clientes → Editar cliente → Agregar → Vuelos

Antes de agregar un vuelo

Primero guarda el cliente o grupo. La opción Vuelos aparece en la ficha completa porque la reserva aérea necesita asociarse a pasajeros que ya existen dentro de ese grupo.

Un vuelo no es una categoría de Productos. No se publica en la web, no maneja inventario ni cupos y no entra al carrito o checkout público. Es una reserva interna vinculada directamente al cliente.

Puedes guardar varios vuelos para el mismo grupo. Después de guardar el primero, aparecerá en la pestaña Vuelos como una tarjeta desplegable con su ruta, fecha, localizador y estado.

Información general de la reserva

En la parte superior puedes completar:

• Estado: Cotizado, Reservado, Emitido, Cancelado o Reembolsado.
• Localizador: código de la reserva o PNR.
• Límite de emisión: fecha y hora hasta la que puedes emitir.
• Moneda: usa las monedas disponibles en el sistema.
• Vendedor: persona responsable de la venta.
• Asociado: partner relacionado con la reserva, cuando corresponda.
• Colaborador: persona o empresa que participa en la operación.
• Proveedor / Consolidador: empresa a la que se compra o mediante la que se emite el vuelo.
• Fuente: origen de la información, por ejemplo Manual, Amadeus, Sabre, Travelport o Importado.
• Notas del vuelo: información interna útil para el equipo.

El localizador es obligatorio cuando cambias el estado a Reservado o Emitido. Para marcar el vuelo como Emitido, cada pasajero seleccionado también debe tener un número de boleto.

Cambiar el estado a Cancelado o Reembolsado conserva la reserva y su historial. Si necesitas retirar completamente el registro, usa Eliminar dentro del vuelo.

Itinerario y tramos

Cada tramo representa un vuelo entre un aeropuerto de origen y uno de destino. Para guardar un tramo necesitas:

• Aerolínea.
• Número de vuelo.
• Origen.
• Destino.
• Salida local.
• Llegada local.

También puedes completar:

• Código de aerolínea.
• Cabina.
• Clase tarifaria.
• Terminal de salida y llegada.
• Aerolínea operadora y su código.
• Estado del tramo.

Usa Agregar tramo para registrar conexiones o vuelos de regreso dentro de la misma reserva. El asiento y el equipaje se mantienen separados por pasajero y por tramo, porque pueden cambiar durante el viaje.

Buscar y agregar aerolíneas

El campo Aerolínea es un buscador directo. Escribe al menos dos caracteres y las coincidencias aparecerán debajo del campo. Puedes buscar por:

• Nombre de la aerolínea.
• Alias.
• Código IATA, como `LA` o `IB`.
• Código ICAO.

El buscador combina un directorio general de aerolíneas con las aerolíneas propias de tu agencia. Al elegir una coincidencia, el sistema completa el nombre y el código disponible.

Si no encuentras la aerolínea, aparecerá Agregar aerolínea. Antes de pulsarlo puedes completar o corregir el código; al agregarla queda disponible para búsquedas futuras de tu agencia. También puedes mantener esta lista desde Configuración de vuelos.

El campo Operado por usa la misma búsqueda. Sirve para vuelos compartidos: por ejemplo, cuando el boleto fue vendido con una aerolínea, pero el tramo es operado por otra.

Buscar aeropuertos y calcular la duración

En Origen (IATA) y Destino (IATA) puedes escribir un código IATA, nombre de aeropuerto, ciudad o país. Elige una coincidencia de la lista para que Tour Agency App complete automáticamente:

• Código y nombre del aeropuerto.
• Zona horaria de salida.
• Zona horaria de llegada.
• Duración real del tramo.

La salida y la llegada se escriben en la hora local de cada aeropuerto. El sistema usa ambas zonas horarias para calcular la duración, incluso cuando hay diferencias horarias o cambios de horario de verano.

No necesitas escribir el nombre del aeropuerto ni la zona horaria. Si cambias el código de origen o destino, vuelve a elegir una coincidencia para actualizar esos datos automáticos.

Las terminales y cabinas usan las opciones guardadas por tu agencia. Si una opción no existe, puedes agregarla desde la búsqueda y volver a utilizarla en los siguientes vuelos.

Pasajeros, boletos y valores

En Pasajeros y valores aparecen las personas que pertenecen al grupo. Marca únicamente quienes viajan en esa reserva; debes seleccionar al menos un pasajero.

Por cada pasajero puedes guardar:

• Nombre en el boleto.
• Tipo de pasajero.
• Número de boleto.
• URL del boleto o documento.
• Tarifa base.
• Impuestos y tasas.
• Otros cargos.
• Precio de venta.

El costo se calcula sumando tarifa base, impuestos y otros cargos. El margen se calcula como precio de venta menos costo. No necesitas escribir el margen.

La venta total del vuelo es la suma del precio de venta de los pasajeros seleccionados. El tipo de pasajero sale de Configuración → Tipos de pasajero y puede ser Adulto, Niño, Infante u otra opción creada por la agencia.

Cuando un vuelo queda emitido, Tour Agency App conserva la información de viaje usada en ese momento, como nombre en boleto, documento, nacionalidad, país emisor, vencimiento, número de boleto y enlace del boleto. Así, un cambio posterior en la ficha general del cliente no altera el registro emitido.

Asiento y equipaje por tramo

Para cada pasajero y cada tramo puedes registrar:

• Asiento.
• Cantidad y peso del equipaje de mano.
• Cantidad y peso del equipaje facturado.
• Observaciones.

Ejemplo: una persona puede tener asiento 14A y una maleta de 23 kg en el tramo SCL → LIM, pero otro asiento o franquicia en el tramo siguiente.

Pagos, venta y deuda

El bloque Pago usa los mismos métodos y estados de pago del resto de la ficha del cliente. Puedes indicar monto, fecha, método, estado y notas al guardar o actualizar el vuelo.

Después de guardar verás:

• Venta: suma de los precios de venta de los pasajeros.
• Pagado: suma de los pagos con estado Completado.
• Deuda: venta menos lo pagado.

Los pagos quedan listados dentro del vuelo y se pueden eliminar individualmente. Si un pago está pendiente o en otro estado distinto de Completado, no reduce la deuda hasta quedar completado.

Dónde aparece la información del vuelo

Una reserva aérea guardada se refleja en:

• Ficha del cliente: pestaña Vuelos y resumen general de venta, pagado y deuda.
• Listado de clientes: sus valores se incluyen en los totales internos del grupo.
• Voucher: muestra vuelos incluidos, ruta, salida, llegada, localizador, estado, pasajeros, boletos, valores y pagos según la configuración del voucher.
• Calendario: cada tramo aparece en su fecha de salida con ruta, hora, cantidad de pasajeros y aviso de deuda cuando corresponde.
• Pagos y gastos: participa en el control interno y en el cálculo de comisión del vendedor cuando existe una regla asignada.

Editar o eliminar

Abre la pestaña Vuelos y despliega la reserva que quieras revisar. Desde ahí puedes actualizar todos sus datos, agregar un pago, quitar un pago o eliminar el vuelo completo.

Antes de eliminar, confirma que realmente quieres retirar la reserva: esa acción borra sus tramos, pasajeros, asientos, equipaje y pagos asociados. Si solo quieres conservar el historial de una operación que no continuará, cambia el estado a Cancelado o Reembolsado.

Si el vuelo no se guarda

Revisa estos puntos:

• Debe existir al menos un tramo completo.
• Cada tramo necesita aerolínea, número de vuelo, origen, destino, salida y llegada.
• Elige origen y destino desde los resultados del buscador; no basta con escribir un código que el directorio no reconoce.
• La llegada real debe ser posterior a la salida, considerando la zona horaria de cada aeropuerto.
• Debes marcar al menos un pasajero del grupo.
• Los estados Reservado y Emitido necesitan localizador.
• El estado Emitido necesita un número de boleto para cada pasajero seleccionado.

Dónde se registran pagos

Los pagos se registran dentro de la reserva (para que quede todo amarrado a una fecha y a un servicio). La ruta típica es:

Calendario → Actividad → Cliente → Registrar pago

Tarjetas validadas

En simple: aquí ves las reservas confirmadas después de que Stripe validó la tarjeta del cliente, sin cobrar en ese momento.

Te ayuda a: distinguir las reservas con tarjeta verificada de los pagos realizados y revisar el respaldo básico de la validación.

Se conecta con: Pagos (porque la verificación nace desde Stripe) y Dashboard (porque la reserva ya queda operativa).

Ruta: Clientes → Tarjetas validadas

Qué verás aquí

• Cliente
• Fecha de reserva
• Fecha de actividad
• Total de la reserva
• Tarjeta resumida
• Estado de la validación

Qué significa “tarjeta verificada”

Significa que Stripe validó la tarjeta y Tour Agency App confirmó la reserva sin realizar un cobro en ese momento.

La verificación no significa que el cliente ya pagó, no reserva fondos y no promete un cobro posterior. Su función es comprobar la tarjeta antes de confirmar.

Incluir paquetes publicados en un cliente

Ahora puedes agregar un paquete completo desde la ficha del cliente.

Ruta: Clientes → Editar cliente → pestaña Paquetes

Qué verás en el selector

• Solo aparecen paquetes que están publicados online.
• Al seleccionar un paquete, queda marcado en el selector para confirmar visualmente la elección.

Qué hace el sistema al agregar el paquete

• Crea en el cliente las mismas actividades que contiene la cotización publicada como paquete.
• Mantiene la estructura por días del paquete.
• Evita duplicar estados manuales: toma siempre la información desde el paquete publicado.

Cómo se reparte un pago cuando agregas un paquete

Si ingresas un monto de pago al incluir el paquete y el paquete crea varias actividades:

• El sistema divide ese pago en partes iguales entre todas las actividades creadas.
• Así cada actividad queda con su parte del pago registrada desde el inicio.

Asignar actividades a clientes

En simple: ahora puedes decidir exactamente qué clientes del grupo están incluidos en cada actividad, arriendo, alojamiento o paquete.

Te ayuda a: evitar cobros y comisiones mal calculadas cuando no participa todo el grupo.

Se conecta con: Dashboard, Control Financiero y Productos.

Qué cambió en pantalla

• Aparece un selector nuevo llamado Asignar actividades a clientes.
• En Actividades, el selector está arriba de las fechas.
• También está disponible en Arriendo, Alojamiento y Paquetes.

Cómo funciona el selector

• Es multiselección (puedes elegir uno, varios o todos).
• Al abrirlo verás primero:
• Seleccionar todos
• Deseleccionar todos
• Lista de clientes.
• Los clientes se muestran numerados, por ejemplo: 01 - Rafael.
• Si un cliente no tiene nombre, se muestra como: 02 - Cliente sin nombre.

Regla por defecto (importante)

• Si no marcas clientes de forma manual, el sistema toma ese item como Todos seleccionados.
• En otras palabras: vacío no significa “ninguno”, significa “todos”.

Dónde se refleja este cambio

• En el Calendario, se muestran los clientes que realmente están seleccionados en ese item.
• En el desglose de precios, se usa la cantidad real de clientes seleccionados.
• En Pagos y gastos (/pagos-y-gastos), comisiones y valores se calculan con esa cantidad real cuando la regla es por cliente.

Recalcular valor final

• En Actividad, Arriendo y Alojamiento aparece el botón Recalcular valor final.
• Úsalo cuando agregaste nuevos clientes a la reserva y quieres que ese item vuelva a calcular el monto correcto.
• Al presionarlo, el sistema toma la cantidad actual de clientes incluidos en ese item y actualiza el Total final y el desglose de precio.
• Si el item estaba considerando a todo el grupo, el recálculo también usa el total nuevo del grupo.