Mensajes

Gestión de comunicación con clientes a través de diferentes canales.

En simple: un lugar para responder mejor y más rápido (y, en algunos canales, automatizar respuestas).

Se conecta con: Clientes (con quién hablas), Productos (qué estás vendiendo), Cotizaciones (enviar propuestas), Marketing (campañas y seguimiento).

Ruta principal: Mensajes → Mensajes / Configuración

WhatsApp y Mensajes

• Conectar tu WhatsApp Business sin cambiar de número
• Avisos por correo de mensajes nuevos
• Notificaciones automáticas por WhatsApp
• Respuestas de clientes por WhatsApp
• Cómo funciona el Chatbot
• Preguntas frecuentes sobre el chatbot
• Beneficios para tu agencia

Avisos por correo de mensajes nuevos

En simple: cuando llega un mensaje nuevo por WhatsApp, Instagram o el chat de tu web, Tour Agency App puede avisarte por correo sin llenar tu bandeja con un email por cada mensaje.

Te ayuda a: enterarte de una conversación nueva y seguir respondiendo desde Mensajes con menos interrupciones.

Se conecta con: Mensajes, WhatsApp Business, Instagram y el chat de tu web.

• Recibes como máximo un correo al día por cada conversación.
• Si la misma persona envía varios mensajes en esa conversación durante el día, no se repite el correo.
• Leer la conversación o responder no activa otro aviso durante ese mismo día.
• El primer mensaje que llegue al día siguiente puede generar un nuevo correo.
• Cada conversación se cuenta por separado. Si una persona te escribe por WhatsApp y también por Instagram, cada canal conserva su propio aviso.
• Los mensajes y el contador de no leídos siguen funcionando normalmente dentro de Mensajes.

Notificaciones automáticas por WhatsApp

Cuando activas el envío por WhatsApp en Configuración → Notificaciones (`/config-notifications`), el sistema puede enviar automáticamente mensajes relacionados con reservas.

Estas notificaciones pueden salir desde un número del sistema de Tour Agency App. Si conectaste tu propio WhatsApp Business mediante Mensajes → WhatsApp, las conversaciones nuevas también pueden atenderse con el número de tu agencia desde el celular, la web y el bot.

Para enviar WhatsApp, registra el teléfono completo del cliente, idealmente con código de país. Funciona igual que al enviar un WhatsApp normal: mientras más claro y completo esté el número, más confiable será el envío.

Esto permite:

• Enviar confirmaciones o recordatorios de reservas por WhatsApp.
• Personalizar el mensaje desde la configuración disponible.
• Centralizar la conversación en la bandeja de Mensajes.

> Mensajes "en frío" (sin que el cliente escriba primero): el único mensaje que se puede enviar en frío al cliente por WhatsApp es el de confirmación, porque ese tipo de mensaje necesita estar preaprobado por Meta para poder enviarse.

>

> Para otros mensajes, lo ideal es que el cliente escriba primero, o usar las plantillas/notificaciones que ya estén permitidas dentro del sistema.

Respuestas de clientes por WhatsApp

Si una persona responde por WhatsApp, el sistema primero identifica el número de teléfono. Con eso revisa si corresponde a un cliente de la agencia, un usuario interno, un colaborador o un asociado.

Según esa identificación, la conversación se trata de forma distinta:

• Cliente de la agencia: la respuesta puede quedar asociada a su ficha y a la conversación de la agencia.
• Usuario de Tour Agency App: conserva la atención de soporte de la plataforma y no se mezcla con la atención turística de la agencia.
• Colaborador o asociado: conserva su derivación a la agencia y no recibe datos como si fuera pasajero.
• Número no registrado: dentro del WhatsApp conectado de tu agencia se atiende como prospecto, sin acceso a reservas privadas.

Por eso, si quieres probar cómo respondería el chatbot a un cliente final, usa un número que esté guardado como cliente o que no esté registrado también como colaborador, asociado o usuario interno.

Desde Mensajes (`/messages`) puedes ver la conversación y responder manualmente.

> Importante: si conectaste tu WhatsApp Business, el cliente conversa con el mismo número de tu agencia. Si no lo conectaste, algunas notificaciones pueden salir desde un número general de Tour Agency App. En ambos casos, revisa la conversación desde la bandeja central.

Cómo funciona el Chatbot

Tour Agency App no es una plataforma dedicada solo a chatbot. Es un sistema completo para operar una agencia de viajes: ventas, reservas, clientes, pagos, documentos, calendario y comunicación en un solo lugar.

El chatbot es una pieza del sistema. Su trabajo es ayudar a responder mensajes conectados con la información que ya existe dentro de la plataforma.

El mismo asistente puede atender WhatsApp, Instagram y el chat de tu web cuando esos canales estén habilitados. Un número desconocido se trata como prospecto de tu agencia. Si el teléfono coincide con un cliente, puede informar el total, lo pagado y el saldo de sus reservas existentes.

El asistente usa solo productos que estén publicados en tu web. Puede explicar su nombre, descripción, duración, incluidos, políticas y compartir el enlace público. En actividades puede consultar precio y cupo y, según la configuración, guiar al checkout o preparar una reserva pendiente. La confirmación final, el cobro y la operación continúan en Tour Agency App.

Idioma de la conversación

El asistente responde en el idioma del último mensaje recibido. Por eso, si la primera consulta llega en inglés, la primera respuesta se genera en inglés; si la persona cambia de idioma durante la conversación, la respuesta siguiente acompaña ese cambio.

Esta regla funciona igual en WhatsApp, Instagram y el chat de la web. No depende de Google Traductor ni del idioma en que la persona navegue por tu página. Los idiomas configurados en Configuración → Idioma siguen siendo importantes para mostrar el contenido público de la web y las actividades traducidas, pero no son los que deciden el idioma de la respuesta del asistente.

Para la web pública, activa primero los idiomas admitidos que necesites en Configuración → Idioma. Después puedes mantener versiones traducidas del contenido web, las actividades y las páginas extra. En un idioma activo distinto del principal, el botón Traducir Contenido genera automáticamente la traducción desde el texto principal y descuenta los caracteres de la cuota mensual que muestra el sistema.

Desde Mensajes puedes alternar entre modo automático y manual para tomar control humano cuando lo necesites.

Con este chatbot, prospectos y clientes pueden:

• Conocer servicios publicados de la agencia.
• Consultar precio y cupo de actividades publicadas.
• Avanzar a checkout, reserva pendiente o atención humana según la configuración.
• Consultar información de reservas existentes.
• Preguntar por pagos pendientes.
• Recibir respuestas sobre información de la agencia.
• Mantener la conversación centralizada para que la agencia pueda continuar manualmente.

Si la persona pide hablar con alguien del equipo o consulta uno de los motivos configurados, el bot avisa al cliente, pausa solo esa conversación para atención manual y envía un email al dueño de la agencia. La pausa que haces directamente desde Mensajes no envía ese correo automático.

Costos del Chatbot

Todos los planes incluyen 50 respuestas de IA al mes y un número de WhatsApp Business conectado. La cuota mensual es común para WhatsApp, Instagram y chat web.

| Uso mensual total | Precio |

|---|---:|

| Hasta 50 respuestas | Incluido |

| 200 respuestas adicionales (250 totales) | US$7/mes |

| Cada 250 respuestas adicionales | US$7 por bloque |

El plan suma 200 respuestas a las primeras 50 incluidas, para un total de 250 durante el ciclo. Esas 250 se reinician cada mes y no se acumulan. Los bloques adicionales suman 250 respuestas cada uno y su saldo no usado se conserva mientras el plan de IA siga activo. Primero se consumen las respuestas mensuales y después el saldo extra. Al cancelar, el saldo sigue disponible hasta el cierre del ciclo y luego se pierde. Al agotar el total disponible, la IA se pausa y la bandeja continúa disponible para atención manual.

Desde Cuenta → Facturación puedes contratar o cancelar el plan, revisar el total y el desglose por WhatsApp, Instagram y chat web, y elegir cómo agregar bloques. En modo Manual, tú agregas cada bloque; en modo Automático, se habilita el bloque necesario sin un máximo configurado y recibes un aviso del cargo. Los límites y cada bloque automático se avisan por correo y en el widget de ayuda.

> Importante: este costo es independiente de las notificaciones automáticas por WhatsApp configuradas en Configuración → Notificaciones.

El chatbot opera así:

• Recibe el mensaje del cliente.
• Usa la agencia resuelta por el canal conectado.
• Si reconoce un cliente, habilita únicamente los montos de sus reservas existentes; si no, lo atiende como prospecto.
• Responde con información propia y productos publicados de la agencia; en actividades consulta precio y cupo cuando esos datos están disponibles.
• Según la configuración, guía al checkout, prepara una reserva pendiente o deriva a atención humana.
• Deja la conversación en la bandeja central para que la agencia pueda continuar manualmente.

Además, puedes personalizar mensajes automáticos y mantener contacto sin estar conectado todo el día. Toda la conversación queda disponible en la bandeja central para continuar manualmente.

Preguntas frecuentes sobre el chatbot

¿Tour Agency App es una plataforma de chatbot?

No. Tour Agency App es una plataforma de gestión para agencias de viajes. Incluye funciones de chatbot y automatización, pero su centro es ordenar la operación completa: reservas, clientes, pagos, calendario, documentos y comunicación.

¿Usan n8n?

No usamos n8n como base del flujo. La plataforma trabaja con sus propias automatizaciones internas y con la información registrada dentro de Tour Agency App.

¿El bot responde a clientes nuevos?

Sí. En los canales conectados de tu agencia, una persona no registrada se atiende como prospecto. Solo los teléfonos reconocidos como clientes pueden consultar montos de reservas existentes.

¿El chatbot es multimodal?

No debe prometerse como chatbot multimodal. La plataforma permite trabajar con imágenes de productos, documentos, vouchers, pagos e información de clientes, pero la recepción y procesamiento automático de imágenes, videos, audios o PDF enviados por el cliente al chatbot no debe ofrecerse como función confirmada si no está activada en la cuenta.

¿Qué pasa si el cliente envía fotos de pago, videos, audios o PDF?

Tour Agency App conserva la conversación y el historial, pero la IA no interpreta por sí sola fotos, videos, audios o PDF sin texto asociado. El equipo puede revisar el archivo y continuar en modo Manual.

Beneficios para tu agencia

• Menos conversaciones sueltas sin contexto
• Respuestas para prospectos y clientes sin mezclar información privada
• Más control sobre reservas, pagos y datos de la agencia
• Ahorro de tiempo en responder preguntas frecuentes
• Centralización de la bandeja para continuar manualmente sin perder contexto