La nueva función QR de reserva y check-in de Tour Agency App simplifica quién recibe a cada pasajero y a qué hora, directamente desde el calendario de tu agencia. Con un único código por reserva, puedes coordinar a guías, choferes y colaboradores en terreno sin perder el control ni depender de hojas o cadenas de mensajes en WhatsApp.
Cómo funciona el QR de reserva y check-in
El flujo es sencillo y conectado: la reserva genera un código QR de reserva que se puede enviar al colaborador. Al abrirlo desde su teléfono, cada colaborador sólo verá los pasajeros asignados a él y podrá marcar el check-in desde el portal móvil.
- Un solo QR por reserva para todos los colaboradores asignados.
- El colaborador se identifica con su teléfono y un PIN (ver más abajo).
- El check-in queda registrado en tiempo real en el calendario de la agencia con nombre y hora.
Activar y usar el QR de reserva y check-in en tus emails
Para enviar el QR automáticamente, ve a Configuración → Notificaciones y activa “Incluir automáticamente el QR en los emails de la reserva”. Si prefieres control manual, el envío manual sigue disponible.
En Templates de Notificaciones puedes colocar el marcador reserva QR donde quieras que aparezca el código; si el modo automático está activado y no existe el marcador, Tour Agency App inserta el QR al inicio del email.
Compartir QR desde la reserva y ejemplos prácticos
Desde la ficha de la reserva puedes usar Compartir QR para enviarlo por celular o Descargar QR para imprimirlo. Ejemplos reales:
- Agencia receptiva con una salida de kayak (20 pax, 3 guías): cada guía abre el QR, ve solo sus pasajeros y registra el check-in al embarque. La oficina comprueba desde el Dashboard quién registró la llegada y a qué hora, evitando confusiones y pérdidas de cupo.
- Operador de city tours con varias salidas diarias: al asignar colaboradores y enviar el QR, los check-ins entran en tiempo real al calendario, facilitando reasignaciones rápidas si algún guía falta.
Seguridad y control con PIN de colaboradores
Para proteger al colaborador activa en su ficha la opción Proteger datos con PIN. El sistema envía un enlace por WhatsApp; el colaborador crea un PIN de 4 dígitos que se recordará en el dispositivo por varios días. El PIN evita que cualquier persona use el QR y asegura que el registro indique quién realizó el check-in.
Consultar llegadas desde el calendario
Abre el calendario del Dashboard y entra en la actividad: cada registro muestra el nombre del colaborador y la hora del check-in. Recuerda que los estados (Confirmado, Pendiente, Cancelado) se mantienen separados del registro de check-in, por lo que puedes controlar ventas y llegada por separado.
Con esta actualización, Tour Agency App permite que tu equipo registre llegadas en terreno con trazabilidad, reduce errores operativos y mejora el seguimiento de clientes y pagos. Prueba la función registrándote en https://touragencyapp.com/ y verifica en la práctica cómo el QR de reserva y check-in agiliza tus operaciones.